Vergabe von Planungsleistungen – auf die Dokumentation kommt es an!

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Ausgangslage

Öffentliche Aufträge werden an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben, § 122 GWB. Die Bewertung der Eignung von Bietern erfolgt – gerade bei der Vergabe von Planungsleistungen - in der Regel auf der Grundlage von Referenzen. Definiert der öffentliche Auftraggeber in der Auftragsbekanntmachung keine konkreten Mindestanforderungen an die Referenzen, kommt es für den Nachweis der Eignung anhand der eingereichten Referenzen auf die „Vergleichbarkeit“ der eingereichten Referenzen mit der ausgeschriebenen Leistung an. Vergleichbar sind nach stabiler Rechtsprechung Referenzen, die einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters mit Blick auf die ausgeschriebene Leistung zulassen. Das ist der Fall, wenn die Referenz einen ähnlich hohen oder einen höheren Schwierigkeitsgrad als die ausgeschriebene Leistung aufweist.

Der Fall

Die VK Bund war mit mehreren Nachprüfungsverfahren befasst, in denen der unterlegene Bieter die Vergleichbarkeit der Referenzen eines Konkurrenten anzweifelte (Beschluss vom 26.8.2024 – VK 2-67/24 und Beschluss vom 18.12.2024 – VK 2-95/24). Gefordert waren unter anderem Referenzen zu Metallarbeiten, die mit den entsprechenden im Leistungsverzeichnis verankerten Leistungen technisch-künstlerisch vergleichbar sein sollten. Zunächst hatte der Nachprüfungsantrag Erfolg. Die Vergabekammer bemängelte, dass die Eignungsprüfung nicht korrekt umgesetzt worden sei. Die Eignungsprüfung sei praktisch nicht dokumentiert worden. Der Vergabevermerk enthalte lediglich wenige allgemein gehaltene, ein Ergebnis festhaltender Sätze, wonach die Vergleichbarkeit bejaht werde. So hätte es z.B. nahe gelegen, die technisch-künstlerische Vergleichbarkeit der Referenzprojekte mit der ausgeschriebenen Leistung darzulegen und zu begründen. Dabei sei auch zu berücksichtigen, dass die Größenordnung eines Referenzprojektes Rückschlüsse auf die Fähigkeit des Bewerbers zulassen muss, den Anforderungen der ausgeschriebenen Leistung gerecht zu werden. Das sei hier nicht nachvollziehbar dargelegt. Die Vergabestelle musste die Eignungsprüfung daher erneut durchführen und dokumentieren.

Der unterlegene Bieter griff die sodann wiederholte Eignungsprüfung erneut an; diesmal ohne Erfolg: Dabei stellt die VK heraus, dass der Vergabestelle bei der materiellen Eignungsprüfung ein Beurteilungsspielraum zusteht. Dieser ist umso weiter, je mehr es um optische und nicht um technische/statisch tragende Elemente eines Gebäudes geht. So sei es beurteilungsfehlerfrei, wenn die Vergabestelle die künstlerische Vergleichbarkeit zweier Referenzen vor dem Hintergrund der einschlägigen Positionen des Leistungsverzeichnisses auf der Grundlage eines Fotos feststelle, aus dem sich zum ausgeschriebenen Auftrag fast identische Bauformen und Ausführungsaufgaben ergeben. Dabei ist es unschädlich, wenn das Referenzprojekt einen geringeren Umfang hat als der ausgeschriebene Auftrag. Das gilt jedenfalls dann, wenn diese Referenz aufgrund von Komplexität, Form und Ausführungsart keinen Zweifel an der ausreichenden Erfahrung des Bieters zur Ausführung der ausgeschriebenen Leistung lässt.

Empfehlung für Praxis

Vergabestellen sollten sich bei der Strukturierung zu Beginn des Verfahrens die Frage stellen, ob bei der Eignung nur Mindestanforderungen abgefragt werden oder auch in der Eignung eine Wertung nach Punkten/ Mit Matrix erfolgen soll In beiden Fällen gilt: Werden zur Bewertung Referenzen abgefordert, so muss klar sein, nach welchen Kriterien die Vergleichbarkeit der Referenzen mit den Ausschreibungsunterlagen, insbesondere dem Leistungsverzeichnis geprüft wird.

Macht die Vergabestelle für bestimmte Eignungskriterien keine Vorgaben, kommt es immer auf die Vergleichbarkeit der Angaben des Bieters mit dem Ausschreibungsgegenstand an. Eine gelungene Eignungsprüfung setzt in erster Linie eine sorgfältige Dokumentation der transparent und willkürfrei begründeten Entscheidung voraus. Entscheidend ist, dass die Vergabestelle die Entscheidung über die Vergleichbarkeit von Referenzen auf die Ausschreibungsunterlagen, insbesondere das Leistungsverzeichnis stützt, den Sachverhalt, hier also die für die Vergleichbarkeit maßgeblichen Rahmenbedingungen des Projekts und der vom Bieter eingereichten Referenz, vollständig ermittelt und vor dem Hintergrund der gestellten Anforderungen sorgfältig vergleicht.

[GGSC] berät regelmäßig Vergabestellen bei der Vergabe von Planungsleistungen und begleitet Bieter insbesondere bei Verhandlungsverfahren in allen Verfahrensschritten bis zum Zuschlag oder in Nachprüfungsverfahren.