Auftraggeber dürfen das Ausfüllen von Angebotsformularen mit geeigneter Software verlangen

Öffentliche Auftraggeber sind berechtigt, zur Durchführung der elektronischen Kommunikation im Vergabeverfahren über die Textform des § 126b BGB hinausgehende formelle Anforderungen für die Abgabe eines Angebots aufzustellen. Verstößt ein Bieter gegen diese Festlegungen, ist sein Angebot zwingend auszuschließen.

Zulässigkeit höherer formeller Anforderungen an Angebote als Textform (§ 126b BGB)

§ 53 Abs. 1 VgV legt fest, dass Angebote im Vergabeverfahren (mindestens) in Textform nach § 126b BGB mithilfe elektronischer Mittel einzureichen sind. Der Auftraggeber kann aber in den Vergabeunterlagen weitergehende Formanforderungen zur Einreichung der Angebote festlegen.

In einem kürzlich entschiedenen Fall des OLG Naumburg (Beschluss vom 22.11.2019 – 7 Verg 7/19) hatte der Auftraggeber seinen Teilnahmebedingungen ein Hinweisblatt mit folgendem Passus beigefügt:

„[…] das in den Angebotsunterlagen enthaltene Original-Dokument [ist] mittels geeigneter Software auszufüllen […]. Angebote […], welche beispielsweise mit nicht geforderten Signaturen/Siegel versehen wurden oder ausgedruckt, handschriftlich ausgefüllt und zur Angebotsabgabe eingescannt wurden oder elektronisch ausgefüllt, ausgedruckt und zur Angebotsabgabe eingescannt wurden, werden ausgeschlossen.“

Derartige Anforderungen sind nach der Entscheidung des Vergabesenats nicht zu beanstanden. Zum einen ließen die Vergabeunterlagen eindeutig erkennen, welche Anforderungen in formeller Hinsicht an die Erstellung und Einreichung eines elektronischen Angebotes gestellt wurden. Die Festlegungen waren nicht missverständlich oder unklar.

Zum anderen bestand kein Widerspruch zwischen dem Verweis auf die Textform des § 126b BGB und der individuellen Anforderung des Auftraggebers, weil für jeden fachkundigen Bieter dem Hinweisblatt ohne weiteres zu entnehmen war, dass die dort aufgeführten Anforderungen kumulativ festgelegt wurden.

Sachliche Gründe für hohe Anforderungen

Auch die Begründung für die Formvorgaben hielt das Gericht für nachvollziehbar. In dem zugrundeliegenden Sachverhalt hatte der Auftraggeber angegeben, dass andernfalls die Abdeckung von im Voraus vom Auftraggeber ausgefüllten Textfeldern möglich werde, während die elektronische Ausfüllung der Formblätter besser gewährleiste, dass nur die freigegebenen Felder editierbar und nach dem Einreichen nicht mehr veränderbar seien.

Angebotsausschluss bei Verstoß gegen formelle Anforderungen

In dem streitgegenständlichen Vergabeverfahren hatte ein Bieter das ausfüllbare PDF-Angebotsschreiben ausgedruckt, handschriftlich ausgefüllt sowie unterschrieben, es anschließend wieder eingescannt und so elektronisch übermittelt. Daraufhin hatte der Auftraggeber das Angebot des Bieters im Hinblick auf diese Abweichungen von seinen formellen Vorgaben von der weiteren Wertung ausgeschlossen.

Das OLG Naumburg hielt diesen Ausschluss für zulässig. Ein eingescanntes Angebotsschreiben entspreche nicht der Vorgabe, das PDF-Formular „mit geeigneter Software" auszufüllen.

Handlungsempfehlungen / Praxistipps

Angebote, die den Formvorgaben des Auftraggebers nicht genügen, müssen zwingend ausgeschlossen werden. Die Vergabestelle sollte also immer kritisch prüfen, ob spezielle Formanforderungen tatsächlich erforderlich sind. Bieter tun ferner gut daran, sich bei Unklarheiten in den Vergabeunterlagen unverzüglich, bspw. in Form einer Bieteranfrage, an den Auftraggeber zu wenden und Aufklärung zu verlangen. Ebenso zu beachten ist, dass individuelle formelle Anforderungen an die Einreichung von Angeboten i.d.R. bereits aus der Auftragsbekanntmachung, spätestens jedoch aus den veröffentlichten Vergabeunterlagen erkennbar sein muss. Hält der Bieter die Festlegungen für sachlich nicht gerechtfertigt oder unverhältnismäßig, hat er dies innerhalb der Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber zu rügen; andernfalls wäre er insoweit für ein Nachprüfungsverfahren gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 bzw. 3 GWB präkludiert.

[GGSC] berät regelmäßig öffentliche Auftraggeber bei der Durchführung von Vergabeverfahren und deren elektronische Abwicklung.