Digitalisierung in der Abfallwirtschaft – Wie lange dürfen Daten gespeichert werden?

Der steigende bürokratische Aufwand, Gesetzesverschärfungen, das Bevölkerungswachstum und geänderte Kundenbedürfnisse machen die Optimierung geschäftlicher Prozesse durch Digitalisierung auch im Bereich der Daseinsvorsorge unabdingbar.

Die Akteure der Abfallwirtschaft stehen dabei vor der Herausforderung, ihre Geschäftsmodelle im Einklang mit datenschutzrechtlichen Vorgaben weiterzuentwickeln. Datenschutzrechtliche Anforderungen sollten von Anfang an in den digitalen Umwandlungsprozess mit einbezogen werden, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Zu den zu beachtenden Vorgaben gehört u. a. die vorgegebene Speicherdauer für personenbezogene Daten. In die Auswahl und Umsetzung eines effektiven Datenschutz- Management-Systems sollten daher auch datenschutzkonforme Konzepte zur Löschung personenbezogener Daten als wesentlicher Bestandteil miteinbezogen werden.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Nach der Datenschutzgrundverordnung dürfen personenbezogene Daten zunächst so lange gespeichert werden, wie die Aufbewahrung gesetzlich angeordnet wird (Art. 17 Abs. 3 lit. b) DSGVO). Einschlägige Aufbewahrungsfristen finden sich bspw. im Steuer- und Handelsrecht (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB: sechs bis zehn Jahre), im Geldwäschegesetz (§ 8 Abs. 4 GwG: fünf Jahre), in den Gemeindehaushaltsverordnungen (z. B. § 30 Abs. 2 Satz 2 GemHVO von Rheinland Pfalz: sechs bis zehn Jahre), in der abfallrechtlichen Nachweisverordnung (§ 25 Abs. 1 NachwV: drei Jahre) und im Vergaberecht (§ 8 Abs. 4 VgV: bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung, mindestens drei Jahre).

Strenge Zweckbindung

Über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus oder in den Fällen, in denen das Gesetz keine Fristen normiert, gelten die allgemeinen Grundsätze. Hiernach dürfen Daten bspw. so lange gespeichert werden, wie sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind (Art. 17 Abs. 3 lit. e) DSGVO). Im Übrigen gilt die strenge Zweckbindung, nach der Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie sie für die Zwecke, für die sie ursprünglich erhoben und verarbeitet wurden, notwendig sind (Art. 5 Abs. 1 lit. e), Art. 17 Abs. 1 lit. a) DSGVO).

Die öffentliche Hand ist daher gut beraten, eine Analyse der in ihren jeweiligen Tätigkeitsfeldern zu beachtenden Aufbewahrungsfristen durchzuführen und ein sachgerechtes Löschkonzept für nicht mehr benötigte Daten aufzustellen.

[GGSC] berät öffentlich-rechtliche Entsorgungsträger und kommunale Entsorgungsunternehmen regelmäßig in datenschutzrechtlichen Fragen.